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白金会黑吗:高效人力资源管理—企业人力资源管理信息化建设经验谈

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文章摘要:白金会黑吗, 电蟒闭着眼睛轰然斩到了恶魔之主妖兽轰、而且青帝和冷光进屋之后所以融合。

先自我介绍一下职业背景,在二十多年的职业生涯中,我先做了IT技术,又做了人力资源管理以及综合管理工作,IT工作期间设计并搭建了一家大型台资企业两岸八城的信息系统架构。主导过ERP系统,PLM系统、OA系统以及人力资源系统的建设项目。在人力资源管理方面完成了两家大型企业人力资源体系的变革重建工作。在职业生涯中也推动过精益生产等各种管理项目,但花时间最多的一直在人力资源与IT两个专业不断的深入与融合中。

 

最近经常有朋友请我介绍人力资源系统选择使用的经验,所以整理了一下思路,汇总成这篇文章。从三个方面分享一下我在人力资源管理信息化建设过程中的经验:

1、 人力资源管理信息化的本质是什么

2、 人力资源管理信息化系统如何选

3、 人力资源管理信息化怎么做

 

一、    人力资源信息化的本质是什么?

每次有朋友找我介绍人力资源管理信息化的经验时,我都会先问他,你要做人力资源管理信息化的目的是什么?我听到的想法如:过去没有人事系统,希望通过导入一套人力资源管理信息化软件来提高人事工作效率。也有更直接的,就是想解决人员考勤与工资计算的准确性和时效问题。也有一些朋友主要需求在于人力资源高端模块,比如对于人才能力的管理-能力素质模型,或是希望通过信息化建立一套绩效体系、培训体系等等。

通过这些目标,可以看到每个公司都有一定的管理功能实现的需求,所以我首先要说的是管理功能实现

可能有人会说,我们的所有需求都是管理功能的实现啊,而我所要说的管理功能实现,是指无法或者很难通过人工的方法实现,只能通过人力资源管理信息化系统才可以实现的管理功能。举几个例子,比如人脸识别考勤、员工通过手机自助方式进行请假、加班申请、通过手机发放员工工资条、对关键岗位人员的不稳定预警等,这些功能恐怕用人工是无论如何也做不到的;

深入理解各种管理功能实现的需求,我们可以发现,更多必须通过信息化系统才能实现的功能集中在操作层面,虽然在管理、决策分析等方面也有需求,但更多的高阶需求是可以通过人工方式完成的,主要差别在于对效率的要求以及对精准度的要求不同。

对于管理功能实现的需求,大家基本上是有明确想法的,我就不做过多的说明,我将从更基础的需求本质来分析一下,人力资源管理信息化的本质到底是什么?从而通过本质更好的理解人力资源管理信息化需求的根源和重点。

信息管理就是数据管理,人力资源管理信息化,就是把所有的人力资源数据通过信息系统进行管理。针对人力资源数据的特点,关注的重点就是要管理好这三个特性:准确性、完整性和可追溯性。这是人力资源管理信息化最基本的基础信息管理。

准确性:造成数据不准确的因素最主要的是录入的错误,如果避免录入错误?答案也很简单,就是尽可能不录入,当然是指不用人工录入,比如有身份证阅读器录入人员身份信息。通过打卡、刷脸等记录考勤时间等信息,这些都太显而易见了,我要说一个很常见但大家不会太注意的问题,“张冠李戴”现象。举个例子,一家大型企业,操作工用工数量很大,每天都有几十人以上要办理入职手续,办理入职的人事助理每天都会收集一叠入职登记表来录入员工信息。不定期会因为拿错了登记表而把小李的信息录到了小王头上。表面上看这是一个人员细心程序的问题,但是否可以思考:这样的准确性问题你的信息化系统能解决吗?

完整性:数据完整性也是人事档案管理的重要需求,每一个员工的必要信息是否都记录在系统中了,我实际碰到的例子,这是我刚到这家公司不久时发生的,在查询员工工作经历的时候发现,有一段时间入职的员工,都没有录入员工的工作经历。原因是因为工作经历不是人事档案主页面中录入的,而是要在单独的工作经历项目中录入的,办理入职的人事助理录完人员基本信息不记得还要再录入工作经历,所以就漏了。还是与细心有关,人力资源管理信息化系统能解决吗?

可追溯性:前面说的准确性与完整性很容易理解,如果是非HR工作者也许根本就想不到这个可追溯性的问题,也举个例子:小李是研发部的员工,在今年2月份因为工作调动,调动到了产品部,在统计员工人数时1月份研发部是30人,产品部是10人,而2月份应该是研发部29人,产品部11人。那么,当4月份回看2月时两个部门的人数分别是多少呢?短期且人员较少时不是问题,但时间长了,人数多了,可能哪个HR也不可能用脑子记得这样的人员变化,就需要系统帮助我们,能够通过时候轴的变化随时查询出当时的人员组织属性。这就是可追溯性,可追溯性还有一个很重要的用途是在决策支持,有了历史的轨迹就可以根据历史数据画出一个延时间变化的趋势图,就可以进行一定的未来走向的预测。

 

信息化的另一个重要功能就是提升效率,针对系统的不同使用者,基层操作者、管理者以及决策者,在这里我把它分为三个方面:操作效率、管理效率和决策效率。

操作效率:这个比较容易理解,读身份证自然比一个一个打字效率高,这些显而易见的效率提升就不多说了,和前面说准确性一样,最高的效率其实是不用做,比如员工办理入职,刷身份证后,系统就可以自动打印一份劳动合同,员工个人信息已经自动完成了填写,员工只需签名即可,等等。这都是信息化带来的操作效率的提高。

管理效率:管理效率的提升要从两个方面来讲:

一方面是管理数据的获取,直接录入系统的数据是业务数据,必须进行一定的汇总分析才能变成管理数据,比如每个月自动生成上个月员工出勤率报表供主管参考,信息化系统根据月度工作情况自动计算并给出绩效数据供主管进行绩效评估,等等;

另一方面管理功能的实现也是管理效率提高的体现,比如刷脸考勤功能可以有效防止员工代打卡,曾经有一家大型代工企业,因为使用刷脸考勤,一下子解决了困扰HR多年的吃空饷问题。在人力资源管理的进阶功能上,信息化的效率提升作用就更多了,比如搭建人力素质模型进行员工能力评估,通过培训体系中的培训与评估,实现能力资质的提升管理等等。

决策效率:主管要审批各种流程的时候,是应该同意?还是应该驳回?为什么同意?这些问题有时并不是仅通过单据本身的内容可以判断的,比如,主管在审核部门月度绩效奖金时,看到某个员工的绩效奖比较高,原因是什么?前后几个月的对比数据是什么样的,这个部门的总金额是多少,是否与部门的预算相对应等等问题。如果系统能在主管审核时提供这样的数据信息供主管决策,就会大大提高主管的决策效率。

以上,三个数据特性,三种效率提升,把人力资源体系设计的思路和管理思想与其相融合就是一个优秀的人力资源管理信息化系统了。认准了根本的原理和逻辑,不管系统多么千变万化,总离不开这几个大方向。

 

二、    人力资源信息化系统如何选?

要做选择,最好的方法是抓住本质,由本质出发再扩展表面的需求,对于人力资源管理信息化系统,其本质是“工具”,是一套人力资源信息化管理工具,当我们选择一套工具时,我们考虑什么呢?首先是好用,也就是品质好,其次是便宜,合起来就是性价比高。所以在选择人力资源系统时,首先我们要明确的是,我们要选的是一个得心应手的工具。

另一方面,从需求者角度先要搞清楚,谁在使用这套工具?直接操作系统是一种使用,但更重要的是谁使用系统产出的结果。也就是先搞清楚谁是系统的最终客户,了解客户需求才能知道哪个系统是最适合客户需求的。这个环节是最容易被忽视的环节,人们很容易认为自己对自己的需求是很了解很清楚的,但往往这种了解和清楚仅仅是针对表面现象而不是深入的本质,所以我特别在这里提醒各位有需要的朋友,一定先仔细想清楚我们需求的本质是什么?

在与多位不同需求的朋友和更多已经完成人力资源管理信息化的朋友沟通了解后,我发现有两种情况是需要提醒大家注意的。

第一种情况,有些公司对入人力资源管理信息化系统还有一个隐性的需求:建立一套企业人力资源管理体系。因为企业人力资源管理者还没有建好企业的人力资源管理体系,或者对现有体系不满意,希望把人力资源管理信息化系统的内在管理逻辑变成企业的人力资源管理体系,或是其中六大模块中的某些模块的管理体系。之所以我说这是一个隐性需求,是因为需求者自己很多时候并不认为自己是这样的需求。

第二种情况,很多人力资源管理者在进行人力资源管理信息化时过多考虑了招聘、培训、能力素质模型等进阶需求,对人事组织信息管理,考勤、薪资等基础功能需求的细节反而没有仔细思考,最终也许能够实现一些进阶需求,但基础功能所能带来的效率提升却少之又少。这里要提醒的是,人力资源管理信息化之后,更多的管理与操作是在基础功能中完成的,但因为这些基础功能太过基础了,管理者往往会认为任何信息化系统基本都能实现自己想要的能力,因此就会忽视了对这些功能的评估和要求。而操作执行的员工,往往会出于习惯,保持着原有工作方法的惯性,不愿改变自己的方法,最终造成信息化系统无法高效运行。

在做好了以上各种思想准备的情况下,我们再来具体分析一下如果评估选择一套人力资源管理信息化系统?我以自己的经验总结了以下11个方面:

1.   管理体系的匹配度

对于公司现有以及未来将会继续保持的管理体系,白金会黑吗:具体的管理思想和方法是否与人力资源管理信息化系统的管理逻辑相匹配,这是一个必要的前提,绝大部分信息化软件都不会写得很死,能在竞争中生存下来,一定都有相对的灵活性应对不同企业的管理需求,但企业的管理是更加灵活和没有通用规则可依的,很有可能自己的企业有一些异于其它企业的特殊管理需求,这就是要考虑的重点,这些需求是否可以由信息化系统实现,或者是否可以调整管理方法?都是需要提前确定好,否则系统实施到一半发现管理逻辑走不通时麻烦可就大了。

另外还要注意的是,信息化系统的成熟度,有些企业为了节省成本,选择成熟度较低,市场覆盖率小的软件,就有可能因为软件自身的不成熟而无法实现相应的管理功能。

如何评估管理体系匹配度呢?大的方向我在这里没办法给出建议,因为每家企业的管理思路和方法差异很大,但有一个操作层面的小技巧可以分享一下,就是根据企业的员工手册等基础管理制度,可以模拟或找已经实施的案例看一下,具体的实施操作结果如何,是否能够实现基础管理制度所定义的管理要求,以免因为一个小功能无法实现而造成企业必须修改规章制度的情况,当然有时也要反过来考虑一下,也有可能是管理制度存在逻辑错误,也需要适时调整管理制度本身。

2.   满足关键业务需求

先要搞清楚自己的关键业务需求,特别注意基础需求,不要因为过度关注了紧急需求而忽视了基础需求,比如一些基础工人需求量大的企业,在作业员入职,考勤等基础功能上必然会有很大的需求,而一些灵活办公企业对考勤能功能的需求可能就非常小,高科技创新型企业,更应该把需求放在体系建立,招聘、培训等功能需求上。但不管哪种企业,对信息系统的基础:信息准确性、完整性及历史追溯性的需求都少不了。

3.   系统的全面性

在系统实施之前,需求评估的再完整也会有很多想不到的地方,另外当前的需求不代表未来的需求,很有可能因为经营的调整,组织职能的调整等等产生新的需求,所以,在最初选择信息化系统时要多关注其全面性,大部分系统是按实施模块收费的,在资金允许的情况下,通用性的模块尽可能在首次就选用,独立性强的专用模块可以需求时补充,但在首次评估时要评估其功能及可实现的效果。

4.   流程设置及操作的灵活性

流程管理是信息化系统必不可少的功能之一,从最基础的员工请假、加班等考勤申请审批流程,到招聘面试等流程,不同的企业因管理要求不同,组织结构设置不同,会有各种不统一的审核流程,特别是一些组织结构不规范的企业,有可能出现一个管理岗位两个以上主管的情况,系统如果设置审核权限,设置的层级以及不同条件的跳转功能等都会是很复杂的情况。往往不是做IT的人员无法理解这种复杂度,我们经常会听到的时,基本都是这样跑的,只有XX情况下是怎样的,其实就是这些“只有”的特殊情况造成系统非常复杂,系统的复杂性是以特殊极限条件决定的,而远非正常情况那么简单。所以流程设置与操作是否能够适应各种复杂的情况也会对未来系统的实施起到重要的作用。

5.   重要信息可视化

这是一个操作效率提升以及信息准确性管理的人性化功能,人力资源信息可以算做是一个企业的海量信息,每天都会产生数据,而又需要历史留存,如何在海量的信息中及时发现重要信息,在正常工作中能否很容易的发现异常,这就是我说的重要信息可视化的功能,比如对特定情况的信息可以不同颜色的显示,突出显示等等,重要时间点信息等可以自动提醒,紧急情况的报警信息等。

6.   数据统计的方便性

相信很多同行都有这样的经历,比如:领导需要某个部门各层级员工的人数信息,有些朋友就要将人事信息导出到EXCEL中,根据部门,级别栏位建立数据透视表,得到各部门、各层级的人数。而我们的系统是否可以很简单快速的通过几个操作即得到相应的结果呢?答案是肯定的,只是不同的信息化软件的实现效果可能不同,比较一下你就可以发现其中的差异了。

7.   未来需求的可扩展性

前面讲过的系统全面性需求是针对更通用一些的功能,至少是在业界普遍存在的功能需求,但很多时候会有一些非普遍性的功能需求,另外企业的信息化建设也不是一天完成的,有时一些ERP系统或是OA系统的功能在相应的信息化系统还没有建好或不完善时,也有可能在人力资源管理信息化系统中体现出需求,此时就需要系统的可扩展性来解决了。这样的可扩展性不仅要考虑系统方面的因素,也要考虑人员方面的因素,企业是否有相应的足够专业的人员(如IT人员)来完成系统上线后的新需求的功能搭建等工作。

8.   系统兼容性

人力资源管理信息化是企业信息化管理的一个环节,是“人”这一基本生产要素数据信息的入口,如何让这个数据入口的数据与企业其它信息化系统进行及时的信息共享保证信息来源的准确性,这就需要系统的兼容性来保证,有条件的企业最好在企业信息化的总体规划上就考虑好整体架构,如果架构已经有了,实施新的信息化模块时就要仔细评估其与现有信息化系统之间的关联兼容性,以确保未来信息系统的统一协调工作。

9.   系统的可靠性与稳定性

这个问题是一个IT技术人员要考虑的问题,但很多企业人力资源管理信息化是人力资源部门主导的,就很容易忽略这个重要的问题,假设你想要的功能都100%的实现并按你的要求完成,但系统容量太小,使用人员多了就会死机,大家都用不了,或者系统会变得很慢,大量员工在刷卡或查工资时系统就停止反应了,这样的系统体验恐怕是无法接受的。对于一个非IT专业人员如何判断呢,我给一点简单的判断方法,看软件的实施案例,参观与自己企业规模相似的企业。对系统使用的IT设备进行评估,是否需要过大的投入,如果没有IT人员可协助评估,可以通过投入总成本进行评估。不要只看信息化软件,还有硬件服务器等设备要一起评估。

10.  系统保密性

薪资保密是一个永恒的话题,绝大多数企业都有要求,但对于部门的主管又需要知道下属的薪资。除薪资外,员工的个人信息也都有不同程度的保密需求,不能够随意让人查看,不同管理职能人员也需要取得不同维度的员工信息,这就对人力资源信息的保密性提出了严格的要求,同时也对权限设定的灵活性提出了很高的要求。比如是否可以通过组织架构实现权限管理,同时以组织权限的同时,不同层级,不同职能人员还要区分权限等级,可查看,可修改,可删除、可查看不同的栏位等等。组织架构调整时,系统是否可以根据调整解决自动变更系统权限?

企业IT等对系统基础数据有操作权限的人员是否可以限制其数据查看权限?这个问题需要综合考虑,有些企业是比较在意的,但我把它单独拿出来说的原因在于限制与方便是互相矛盾的共同体,限制了权限就有可能造成一些功能的实现与效率的提高等方面的不方便或功能无法实现。而做为IT技术人员出身,我很清楚的知道,用系统来防范IT技术人员其实也只是提高难度增加麻烦程度而已,我说斯诺登,你懂的……。

11.  经济性

这是永远也绕不开的主题,做项目总是要花钱的,花多少钱合适呢?没有标准答案,有的是性价比,根据各自的需求,以及企业可以承受的成本来考虑吧,在可以接受的成本基础上,实现了既定的项目目标,这就是合适的性价比,也是有效的投资,所以在比价前先把功能评估好才是王道,千万不要价格压下去了,功能实现不了,没达到目标,花得再少也是浪费。

 

三、    人力资源管理信息化怎么做

进入人力资源管理信息化的实施阶段,是更多具体落实工作的开始,再好的系统,也离不开专业细致的实施工作,实施不仅仅是把功能放在系统中,更重要的是为人力资源部门以及企业各部门的人力资源管理建立一整套高效的管理与操作方法。所以在实施阶段我们还是要从整体出发,全面规划并按计划落实每一处细节。因为每个企业的具体情况不同,我将自己的经验总结了九个方面的通用性建议分享给大家参考。

1、 心理准备

信息化系统厂商通常的做法都是先开一个启动会议,请公司的高层领导参加,提高各部门对系统导入的重视度。之所以如此,是因为他们经过多年实施经验,非常清楚人员心理准备的重要性。项目负责人一定要清楚这一点,系统导入是一次管理变革的过程,多数员工乃至管理者对变革都会持保守态度,必须要打破他们思想的惯性,让他们在思想上做好准备,以期待的心态迎接变革,即使做不到期待的心态,至少也要做到不会强烈反对。

项目推动者要做好关键使用者的心理建设,大致有这些人:

1)   人力资源管理者与决策者

2)   财务部门的管理者及业务操作者

3)   公司中对人力资源管理流程使用需求较多的管理者(其中要重点关注个别对流程信息管理特别挑剔的管理者)

4)   最后不要忘了还有人力资源部门的具体操作者。

财务部门要进行工资的发放,相应的人力成本统计、个税申报等,具体因企业分工不同有一定差异,这些都将与系统有关,系统可以大大改善财务部门的统计工作量,但也会对财务部门的操作方法进行调整,如果不能认识到系统对工作的改善,而更多关注在习惯的改变上,财务部门就有可能成本项目的阻力。

各部门的管理者很多都需要签核人事类单据,走系统流程和纸张单据签字就是一个很大的改变,会有很多主管习惯了原有的方式,不习惯改变,或者在改变时非常在意个人管理风格中的一些特点,对于一个通用性流程,不同的主管管理思想不同,就可能会造成流程无法设置或签核等级混乱等问题。

人力资源部门的操作者,也一定不要忽视,他们具体工作操作时间很久,很容易产生惯性,抵触新的要求和操作方法,会找很多各种各样的理由,不是专业人员很有可能会被这些理由所困,无法做出正确的决策。正确的方法应该让他们理解新系统的逻辑,通过原有的经验找到最佳操作方法。最好能有一个资深的人事专员或主管能够主导人事操作方式的优化。

2、 系统规划

系统规划重点是要有一个整体的架构思想,以保证系统实施的方向是在这个大的架构思想的指导方向上。不要把系统规划的工作完全交给软件厂商,实施过程中,软件厂商能给你的主要是操作功能的实现,而不是系统功能的规划,软件的功能规划基本上在软件设计之前就做好了,实施的最优方式是先进行管理咨询再进行系统实施,但实际上几乎所有的企业上人力资源系统都不会进行管理咨询,而是根据人事部门原有的流程和管理逻辑配合软件的管理逻辑进行实施,所以当软件的管理逻辑与企业原有管理方法产生冲突时,往往会要求软件根据企业管理需求进行调整,这就有可能破坏软件产品设计之初定义的管理逻辑,这一点是很多企业无法将人力资源管理信息化效率提升到最大的原因之一。

管理咨询需要额外的投入,我也不推荐。但对于企业人力资源管理者,一定要先有自己的系统规划,这个系统规划也要与将要导入的系统相匹配,要理解系统的管理逻辑,这样才能保证项目的顺利成功。

3、 流程优化

这里所说的流程优化不是指签核流程,包括所有管理以及操作流程,因为系统的引入,都有可能产生不同的优化方式,流程优化就是要提升流程效率,最完美的优化可能是某项工作直接被取消,完全不需要了。如何做好流程优化?给两个建议:

方法1:要先抛开已有的线下流程,以流程的最终目的为目标设想一个最完美的流程,再与现有的线下流程进行对照,对比差异,补充设想流程的不足。

方法2:在现有流程上,将各流程节点的顺序进行调整、合并或拆分,从而减少流程环节,提高流程效率。

举一个我实际碰到的例子:工衣发放的流程。

背景:这家公司的工衣在系统实施前是由行政部负责管理和发放,员工入职时需要在人事办理入职时填写工衣尺寸等信息表格,人事办理完入职手续后带员工到行政部办公室领取工衣,行政根据表格尺寸拿取工衣发给员工,填写的表格由行政保留,在行政的工衣记录表中登记工衣信息以便后续发放工衣时查询和库存管理,员工领取工衣后回到人事办公室继续办理其它手续并由人事引领至用人部门报到。

在导入人力资源系统时,根据原管理职责和操作方法,人事和行政给出的操作方法是:

1)   员工办理入职时填写工衣尺寸等信息;

2)   人事带领员工至行政办公室领取工衣;

3)   行政根据表格发放工衣;

4)   开放系统权限给行政进行工衣登记;

5)   员工返回人事窗口继续完成其它流程。

我为他们重新设计了这个流程:首先把工衣的管理职责进行了调整,行政仅负责采购,人事负责管理,流程变更如下:

1)   员工办理入职时,在入职办理窗口之前放一排货架,货架上按不同尺寸放好工衣,大号在上,小号在下,员工先在货架根据标签上的尺寸选择自己合适的工衣;

2)   选好后拿着工衣到人事窗口办理入职登记,人事在登记信息时同步将工衣尺寸信息录入系统,系统根据领用信息自动更新库存;

这样一个流程优化,减少了这些环节:

a)   员工不再填写纸制表格,减少了工作量,也避免了因为人工书写带来的错误;

b)   人员不再需要到行政办公室领用再回到人事窗口,减少了交接和路程时间;

c)   人事办理入职顺便录入信息,减少了行政录入的环节,节省了系统用户授权数量与权限设置;

d)   系统自动统计库存,减少了行政大量的库存管理时间。

这个流程优化的一个重点,就是变更了人事与行政两个部门在工衣管理上的职责,这是很多企业流程优化中的难点,总有人不想别人碰自己的饭碗,也不想多做原本不是自己负责的事,需要管理的创新以及沟通的智慧。

4、 制度配合

在这方面,应该避免一个误区,不是系统能解决的就都交给系统来解决,我们要得到的是最佳结果,而不是最佳系统。在没有系统的情况下,我们很多的规则看似严谨,但实际的操作过程中隐藏着大量的人为判断的情况,因为是手工签字或是人工分析,有些不需要关注的特殊情况就会被简单过滤掉,但换成系统判断时,系统的规则是绝对严格的,有一点点的特殊也会被卡住,特别是在最底层的规则设定时,可能都是基础操作人员在与实施顾问进行沟通,他们没有能力和意识要改变规则,而是强调就要系统的灵活性来配合不严谨的规则,最终即使系统可以配合,对企业来讲也是少了一个规范完善规则的好机会。

很多的企业在管理方面都会越做越复杂,很少会越来越简单的,主要的原因是因为在管理过程中不断地产生新的问题,不断有新的特殊情况发生,为了解决这些问题和特殊情况,就不断出台新政策、新制度。单独看每个制度和规则可能都没什么大问题,但把所有放在一起时,就有会发现相互之间会有一定的冲突或歧义,借助信息化建议的时机,重新整理和完善制度规则是一个很好的机会,失去这个机会是很可惜的一件事。

5、 选择优秀的实施顾问

选择优秀的实施顾问是管理咨询的替代方案,前面说过几乎所有的企业在人力资源信息化过程都是不会请管理咨询顾问的,一个好的实施顾问将会弥补这方面的不足,好的实施顾问经过多家企业的实施过程,有了大量的比较,能在各种管理细节上提供很好的管理建议给企业,同时优秀的实施顾问一定是非常了解信息化软件本身管理逻辑的,能将更全面的系统管理逻辑呈现给企业管理者,非常有利于系统逻辑与企业管理的融合,提高项目成功率。

6、 基础数据规范

基础数据的规范性是为未来系统数据的准确性和完整性打基础,可以从几个方面来注意:

a)   数据类型,能用判断项的,不要用选择项,能用选择项的就不要用填写项,能够分开填写的内容,不要用描述项;

b)   数据项命名:准确直接,不要有歧义,要符合通常的大众认知,非专业人员也能一看就懂;

c)   选择项的选项内容要注意使用者的使用心理与习惯,避免多重含义的用词。

举例说明:

员工的英语水平,对系统来说,“四级”和“4级”是不同的,“CET-4”与“CET4”也是不同的,基础数据的准确规范,未来录入系统和统计分析时才会准确全面,也不容易出错。

数据项命名的例子,紧急联系人和紧急联系人姓名,有区别吗?就是有些员工会在紧急联系人一栏中写“妻子”、“父亲”这样的文字。

7、 数据来源的唯一性与生效时间

有很多数据是要在不同单据、表格以及不同的时间、不同的场景下使用的,比如员工的工号、姓名、职位、部门等信息,要注意这些栏位数据来源的唯一性,一般情况系统设计之初一定考虑了这个问题,但有一些企业自定义的栏位就不一定被考虑到了,如果需要在不同的表单位置重复录入,增加工作量是小事,因为时间的变化信息的调整,就可能出现同一信息项不同内容的情况,数据的准确性将不能保证。

另外,人事处理业务数据时常有一种情况,已经有申请单到人事需要处理,但生效日期是下个月,比如员工岗位调动,而这类信息通常也要记录生效日期以保证后续的历史追溯性。所以这类数据要注意规划为异动数据,要有生效日的管理,填写完成后,由系统在生效日自动生效。你的系统没有这个功能?可能开始你就选错系统了!数据的历史追溯性可是人力资源系统必须要实现管理的一个数据特性。

8、 业务需求尽可能前台操作

在系统实施过程中,有时为了实施简单快速,也有时是没有其它解决方法,必须把一个数据写在系统后台规则中,比如社保的基数、比例等,这类数据是不常变化的,但并不是不会变化,当未来数据需要变化调整时,写在后台规则中的数据就必须找IT专业人员来调整,调整后还要测试结果以保证调整正确。也有可能因为时间长了调整时会对一些没有考虑到的规则产生遗漏,对系统数据的准确性带来隐患。

这种情况的解决方法就是尽可能在业务层面来设定各种变量,要在这里提醒人力资源管理者注意是因为大多都不是IT专业人员,不太会关注这个问题。只要引起注意,对实施顾问提出要求即可。

9、 操作标准化

大部分企业的信息化系统上线过程能够形成一套基于系统的操作方法,在系统刚刚完成上线的一段时间内,还是会因为操作的熟练度等原因,会有大量的小调整,正常情况3个月至半年的时间应该可以趋于稳定了,此时建议管理者针对人力资源部门的业务流程将具体业务的操作方法编写成详细的SOP,此工作不要太早,因为方法还在优化调整,避免改来改去,也不要太晚,已经失去了热情。所有编写好的SOP建设找非对口人员试用,以确保SOP编写的完整准确。从而形成一套人力资源部门的标准工作方法,对工作标准化和未来的工作传承都会有很大的帮助。

 

做一个信息化项目少则两三个月,多则大半年,其中很多各种各样的问题要处理要解决,希望我的经验分享能帮助朋友们少走弯路,达到良好的信息化效果。


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